- Birinci adım: Ön Kayıt
Son Ön Kayıt tarihine kadar öğrenci velilerinden Ön Kayıt ücreti yatırmaları istenir. Ön kayıt için ödeme ve program sözleşmesi imzalanarak öğretmene teslim edilir.
- İkinci adım: Biletlerin Alınması
Ön kayıt yapan veliler için biletler alınır, aynı zamanda program sözleşmesi imzalanır ve karşılıklı sorumluluklar başlamış olur.
- Üçüncü adım: Kayıtların Devamı
Ön kayıt yaptırmayan adaylar belli bir fiyat farkını ödemek suretiyle yeni kayıt yapabilir ve çocuğunu gruba dahil edebilir.
- Dördüncü adım: Vize Evraklarının Temini
Evrak listesini alan lider onu öğrencilere dağıtır ve veliden vize evraklarının hazırlaması ve teslim etmesi beklenir.
- Beşinci adım: Vize Başvurusu
Genellikle Nisan ayının ilk haftasında alınan randevuya göre, Hostellia Abroad ekibi grup liderleri eşliğinde elçiliğe giderek vize başvurusu yapar.
- Altıncı adım: Oryantasyon ve Uçuş
Vizelerin gelmesinden sonra oryantasyon ve uçuş sürecine girilir ve program böylece başlamış olur.